Häufige Fragen

Einrichtung und Datenübertragung

Warum fehlt eine ältere Bestellung in der App?

Beim Verbinden werden Bestellungen der vergangenen 60 Tage importiert. Für ältere Bestellungen benötigst du den historischen Bestellungsimport, einen kostenpflichtigen Tarif, eine einmalige Freischaltung und die Shopify-Berechtigung READ_ALL_ORDERS. Der Import erstellt noch keine Belege; diese kannst du anschließend über die Bestellübersicht erzeugen.

Wie werden Kundendaten an Lexware Office übertragen?

Sobald die App eine Bestellung verarbeitet, legt sie den passenden Lexware-Office-Kontakt an oder ordnet ihn zu. Shopify-Kunden werden nicht vorab gesammelt übertragen. Wenn du für jeden Kunden einen eigenen Kontakt verwenden möchtest, wähle unter Einstellungen → Kontakte bei Kontakterstellung „Für alle Kunden“. Andernfalls kann die App geeignete Privatkunden einem Sammelkunden zuordnen.

Kann ich mehrere Shopify-Shops mit demselben Lexware-Office-Konto verbinden?

Ja. Lege dafür in Lexware Office je Shopify-Shop einen eigenen Benutzer mit einer eigenen E-Mail-Adresse an und verbinde jeden Shop mit seinem Benutzer. Verwende außerdem je Shop einen eindeutigen Präfix für Shopify-Bestellnummern, damit Belege eindeutig zugeordnet werden können. Die einzelnen Schritte findest du unter Lexware verbinden.

Können mehrere Mitarbeiter eines Unternehmensstandorts denselben Lexware-Kontakt verwenden?

Ja. Hinterlege die bestehende Lexware-Kundennummer als Shopify-Standort-ID und aktiviere unter Einstellungen → Kontakte → Unternehmensstandorte zuordnen die Option Standort-ID als Lexware-Kundennummer verwenden. Die Nummer wird dann unabhängig von der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters verwendet. Details findest du unter Shopify B2B.

Warum synchronisiert die App plötzlich nicht mehr?

Prüfe auf der App-Übersicht oder unter Einstellungen, ob Lexware Office noch verbunden ist. Eine abgelaufene oder widerrufene Verbindung kannst du über Lexware verbinden erneuern. Während der Unterbrechung werden keine Daten übertragen. Kontrolliere danach die betroffenen Bestellungen und ihre App-Ereignisse. Die Anleitung Fehlende Rechnungen nachholen erklärt, wie du vorhandene Belege prüfst und die noch fehlenden einzeln oder gesammelt erstellst.

Rechnungen und Bestellungsänderungen

Warum wurde keine Rechnung automatisch erstellt?

Prüfe zuerst die Verbindung sowie unter Einstellungen → Rechnungen, ob die automatische Erstellung aktiv ist und welcher Erstellungszeitpunkt gewählt wurde. Auch ein Startdatum, ausgeschlossene Tags, ein nicht erreichtes Bestellereignis oder fehlende Übertragungen können die Erstellung verhindern. Den konkreten Grund findest du normalerweise in den App-Ereignissen der Bestellung.

Kann ich Bestellungen oder nur den Rechnungsversand ausschließen?

Ja. Unter Einstellungen → Rechnungen → Ausnahmen kannst du die automatische Rechnungserstellung anhand von Bestellungs- und Kundentags ausschließen. Unter Rechnungsübermittlung richtest du getrennte Tag-Ausschlüsse für den E-Mail-Versand ein; die Rechnung kann dabei weiterhin entstehen. Der Versand ist ab Basic enthalten. Details und Beispiele findest du unter Rechnungsregeln.

Können Kunden ihre Rechnung selbst herunterladen?

Ja. Füge den App-Block Rechnung herunterladen auf der Bestellstatus-Seite im Kundenkonto oder auf der Danke-Seite ein. Der Link öffnet eine bereits erstellte und zugeordnete Rechnung. Die Anleitung Kundenkonto zeigt Einrichtung und Voraussetzungen.

Werden spätere Änderungen einer Bestellung auf die Rechnung übertragen?

Eine Rechnung bildet den Stand der Bestellung zum Erstellungszeitpunkt ab. Spätere Änderungen werden nicht automatisch auf eine bereits erstellte Rechnung übertragen. Abgeschlossene Rechnungen können zudem nicht mehr bearbeitet werden. Wähle den Erstellungszeitpunkt deshalb so, dass typische Bestellungsänderungen bereits erfolgt sind; notwendige Korrekturen müssen anschließend über Lexware Office oder eine Gutschrift abgebildet werden.

Warum ist meine Rechnung ein Entwurf?

Prüfe unter Einstellungen → Rechnungen, ob Rechnungen absichtlich als Entwurf angelegt werden. In seltenen Fällen kann Lexware Office einen Entwurf bereits gespeichert haben, obwohl die Schnittstelle anschließend einen Fehler meldet und die App noch keine Beleg-ID erhalten hat. Suche deshalb vor einem erneuten Versuch in Lexware Office nach dem Entwurf, damit keine zweite Rechnung entsteht.

Wie ordne ich eine bestehende Lexware-Office-Rechnung einer Bestellung zu?

Trage die Shopify-Bestellnummer in den Belegtitel der Rechnung ein und aktiviere unter Einstellungen → Rechnungen die Suche nach externen Rechnungen. Nach der Synchronisierung kann die App den Beleg der passenden Bestellung zuordnen. Weitere Hinweise findest du unter Belege ergänzen.

Erstattungen und Gutschriften

Warum ist eine Erstattung bereits in der Rechnung enthalten?

Wenn eine Shopify-Erstattung vor der Rechnungserstellung abgeschlossen wurde, berücksichtigt die App gewöhnlich bereits die reduzierte Bestellung. Die Rechnung enthält dann nur den verbleibenden Betrag; eine zusätzliche Gutschrift für dieselbe Erstattung wäre doppelt.

Warum wurde für eine Erstattung keine Gutschrift erstellt?

Eine Gutschrift setzt eine zugeordnete Rechnung, eine aktive Gutschrifterstellung und eine erfolgreiche Erstattung voraus. Ausstehende, fehlgeschlagene oder stornierte Erstattungen werden nicht verarbeitet. Wurde die Erstattung schon vor der Rechnung berücksichtigt, ist ebenfalls keine separate Gutschrift erforderlich. Prüfe die App-Ereignisse der Bestellung und die Gutschriftseinstellungen.

Bedeutet „ausgeglichen“, dass eine Gutschrift in Lexware Office existiert?

Nicht zwingend. Der angezeigte Saldo kann Shopify-Zahlungen und -Erstattungen bereits berücksichtigen. Er beweist weder, dass eine Lexware-Office-Gutschrift erstellt wurde, noch dass ein Umsatz zugeordnet ist. Prüfe deshalb zusätzlich die Belegliste, Umsätze und App-Ereignisse der Bestellung.

Zahlungen, Umsätze und Shopify Payments

Warum ist eine in Shopify bezahlte Rechnung in Lexware Office noch „offen“?

Der Shopify-Zahlungsstatus und die Buchung in Lexware Office sind zwei getrennte Vorgänge. Eine Rechnung gilt dort erst als bezahlt, wenn ihr ein passender Umsatz zugeordnet wurde. Aktiviere dazu unter Einstellungen → Umsätze Umsätze erstellen und wähle die verwendeten Zahlungsarten aus. Nach einmaliger Zustimmung zur automatisierten Verbuchung in Lexware Office werden passende Zuordnungsvorschläge automatisch verbucht. Die einzelnen Schritte findest du unter Zahlungen und Umsätze verbuchen.

Warum fehlt zu einer Bestellung ein Umsatz?

Normalerweise muss Shopify eine erfolgreiche Zahlung zur Bestellung bereitstellen und die betreffende Zahlungsart muss unter Einstellungen → Umsätze aktiv sein. Für bezahlte Bestellungen ohne Shopify-Zahlung kannst du dort unter Umsatzseinstellungen stattdessen die betroffenen Bestellherkünfte auswählen und den fehlenden Umsatz emulieren lassen. Je nach Einstellung wird der Umsatz erst nach dem zugehörigen Beleg erstellt. Eine nachträglich aktivierte Option verarbeitet ältere Bestellungen nicht automatisch; prüfe die App-Ereignisse und verarbeite die Bestellung bei Bedarf erneut.

Warum erstellt die App keine PayPal-Umsätze?

PayPal sollte direkt mit Lexware Office verbunden werden. Deshalb erstellt die App für diese Zahlungsart absichtlich keine zusätzlichen Umsätze: Andernfalls könnten dieselben Zahlungen doppelt in Lexware Office erscheinen.

Was sind gebündelte Shopify-Payments- oder „Stripe“-Buchungen?

Dabei kann es sich um Shopify-Payments-Auszahlungen handeln, in denen mehrere Bestellungen und Gebühren zusammengefasst sind. Unter Einstellungen → Umsätze → Shopify Payments kannst du dafür Geldtransit- und Gebührenumsätze aktivieren. Die Funktion benötigt die dort genannten Shopify-Berechtigungen und einen passenden Tarif; die Übertragung kann bis zu sechs Stunden dauern. Stimme die gewünschte Verbuchung im Zweifel mit deiner Steuerberatung ab.

Lieferscheine

Wann wird ein Lieferschein erstellt und warum ist er ein Entwurf?

Unter Einstellungen → Lieferscheine bestimmst du, ob eine Bestellung oder erst ein Shopify-Fulfillment die Erstellung auslöst. Dort kannst du Lieferscheine auf ausgewählte Zahlungsmethoden, Bestellherkünfte sowie Bestellungs- oder Kundentags beschränken und den Beleg als Entwurf oder abgeschlossen anlegen lassen. Der Entwurfsstatus verändert nicht den Erstellungszeitpunkt; Entwürfe werden jedoch nicht automatisch per E-Mail versendet. Prüfe bei fehlenden Lieferscheinen zusätzlich Startdatum, Auswahlfilter, ausgeschlossene Tags und App-Ereignisse.

E-Mail-Versand

Warum wurde ein Beleg nicht per E-Mail versendet?

Der E-Mail-Versand von Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen ist ab dem Basic-Abonnement enthalten. Er benötigt eine gültige Empfängeradresse, einen abgeschlossenen Beleg und eine aktivierte Versandoption. Außerdem können konfigurierte Tags oder POS-Bestellungen vom automatischen Versand ausgeschlossen sein. Prüfe diese Punkte unter den Einstellungen für Rechnungen, Gutschriften oder Lieferscheine sowie die App-Ereignisse.

Wird über Belegpost.de oder meinen eigenen Mailserver versendet?

Das bestimmst du je Belegart in deren E-Mail-Einstellungen. Standardmäßig erfolgt der Versand über eine Adresse von @belegpost.de; alternativ kannst du deinen eigenen SMTP-Server verwenden. Absendername, Antwortadresse, Empfänger, Blindkopie und Nachricht lassen sich dort ebenfalls festlegen.

Kann ich Rechnungen an eine separate E-Mail-Adresse senden?

Ja. Hinterlege die Adresse in einem Shopify-Metafeld am Kunden oder am Unternehmensstandort und richte es unter Einstellungen → Metafelder → Metafelder lesen ein. Verwende den erzeugten Platzhalter unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungen per E-Mail versenden als Empfänger. Für Standort-Metafelder benötigst du die Berechtigung zum Lesen von Unternehmen; das App-Abonnement muss Metafelder und E-Mail-Versand unterstützen. Ein Beispiel und Hinweise zum Rückfall auf die Standardadresse findest du unter Metafelder lesen.

Beweist ein Versandzeitpunkt, dass die E-Mail angekommen ist?

Nein. Der Zeitpunkt wird gespeichert, nachdem der Versanddienst die Nachricht erfolgreich angenommen hat. Er bestätigt weder die Zustellung im Postfach noch, dass die Nachricht gelesen wurde. Prüfe bei Zustellproblemen auch Spamordner, Empfängeradresse und gegebenenfalls die Protokolle deines SMTP-Anbieters.

Abonnement und Übertragungen

Was verbraucht eine Übertragung?

Das Erstellen einer Rechnung, Gutschrift oder eines Lieferscheins verbraucht jeweils eine Übertragung. Kontakte, Umsätze und Zuordnungsvorschläge verbrauchen keine Übertragungen. Das reine Anzeigen von Daten oder Vorbereiten einer Aktion erstellt keinen Beleg und verbraucht daher ebenfalls keine Übertragung.

Wann werden Übertragungen zurückgesetzt?

Das monatliche Rücksetzdatum wird auf der App-Übersicht bei den verbleibenden Übertragungen angezeigt. Beim Reset wird dein Kontingent auf den Ausgangswert des Tarifs gesetzt. Wegen eines aufgebrauchten Kontingents übersprungene Belege werden dabei nicht automatisch nachträglich erstellt; öffne die betreffenden Bestellungen anschließend und starte die Erstellung manuell.

Was kosten zusätzliche Übertragungen und ist ihre Abrechnung aktiv?

Preis und Paketgröße hängen von deinem aktuellen Tarif ab und werden unter Abonnements angezeigt. Dort siehst du auch, ob die Belegerstellung bei aufgebrauchtem Kontingent angehalten oder über kostenpflichtige Zusatzpakete fortgesetzt wird. Bei aktiver Zusatzabrechnung muss außerdem das Shopify-Budget für Nutzungsgebühren ausreichen. Nicht verbrauchte zusätzliche Übertragungen werden nicht in den nächsten Abrechnungszeitraum übernommen. Eine ausführliche Erklärung findest du unter Abonnement und Übertragungen.

Wie wechsle oder kündige ich mein Abonnement?

Öffne Abonnements, um einen anderen Tarif zu wählen oder in den kostenlosen Tarif zu wechseln. Auch das Deinstallieren der App beendet das über Shopify abgerechnete Abonnement. Tarifänderungen können nur mit einem Shopify-Benutzer bestätigt werden, der App-Kosten genehmigen darf.

Steuern, Netto-Darstellung und B2B

Wann erstellt die App Netto-Rechnungen?

Unter Einstellungen → Rechnungen → Netto-Rechnungen gilt immer: Weist die Shopify-Bestellung ihre Preise ohne Umsatzsteuer aus, werden sie auf der Rechnung netto dargestellt. Zusätzlich kannst du die Netto-Darstellung für B2B-Bestellungen, bestimmte Tags oder alle Bestellungen aktivieren. Diese Darstellung allein entscheidet jedoch nicht, ob ein Umsatz steuerfrei ist; dafür sind die Steuerdaten der Bestellung und die gewählte Lexware-Office-Steuerregel maßgeblich.

Welche Steuerkonfiguration muss stimmen?

Shopify muss Preise, Steuern, Lieferland und gegebenenfalls Versandsteuern korrekt an die App liefern. In Lexware Office müssen die zu deinem Unternehmen passenden Steuerregeln verfügbar sein. Prüfe vor dem Live-Betrieb mehrere typische Bestellungen mit dem Beispielbeleg. Für besondere Fälle helfen die Anleitungen zu Geschäftskunden, Kleinunternehmern und zur Versandsteuerkorrektur.

Woher nimmt die App die USt-ID eines Geschäftskunden?

Unter Einstellungen → Steuern → Umsatzsteuer-Identifikationsnummern erkennen legst du fest, welche Shopify-Daten durchsucht werden. Möglich sind – abhängig von App-Tarif und Berechtigungen – unter anderem Kundensteuerdetails, Shopify-Unternehmensstandorte, Bestellfelder, Tags und Adressen. Die Standortabfrage ist in allen App-Abonnements enthalten und unterstützt Shopify Basic, Grow, Advanced und Plus. Die App prüft das Format eines Treffers, bestätigt aber nicht dessen steuerliche Gültigkeit. Fehlende Shopify-Berechtigungen werden direkt in den Einstellungen angezeigt. Mehr dazu findest du unter Geschäftskunden und USt-IDs.

Warum korrigiert die App Steuern auf Versandkosten?

Shopify kann Versandkosten bei Bestellungen mit unterschiedlichen Steuersätzen anders aufteilen, als Lexware Office es für den Beleg erwartet. Die optionale Versandsteuerkorrektur berechnet diese Anteile neu. Aktiviere sie nur, wenn der dort beschriebene Fall auf deinen Shop zutrifft, und kontrolliere das Ergebnis mit einem Beispielbeleg.

Rabatte, Gutscheine und Rundungsdifferenzen

Warum weicht die Rechnungssumme um wenige Cent ab?

Shopify und Lexware Office können prozentuale Rabatte unterschiedlich runden. Unter Einstellungen → Rechnungen → Rundungsdifferenzen kannst du festlegen, wie die App solche Abweichungen ausgleicht. Bewährt ist eine zusätzliche Korrekturposition für die Rundungsdifferenz. Prüfe das Ergebnis anschließend mit einem Beispielbeleg.

Wie behandelt die App Shopify-Geschenkgutscheine?

Beim Verkauf eines Geschenkgutscheins kannst du unter Einstellungen → Bestellungen → Gutscheine festlegen, dass die Gutscheinposition nicht auf den Beleg übernommen wird. Ein beim Kauf eingelöster Geschenkgutschein ist dagegen normalerweise eine Zahlungsart und kein Rechnungsrabatt: Die Waren bleiben zum vollen Wert auf der Rechnung, während die Zahlung über die Umsatzeinstellungen abgebildet wird. Änderungen an diesen Einstellungen bauen bestehende Belege nicht rückwirkend um.

Texte und Shopify-Abgleich

Wie übertrage ich Eigenschaften einer Bestellposition auf die Rechnung?

Füge unter Einstellungen → Rechnungen → Artikelpositionen → Produktbeschreibung den Platzhalter [% ITEM.PROPERTIES %] für alle Eigenschaften oder beispielsweise [% ITEM.PROPERTY.GRAVUR_TEXT %] für eine einzelne Eigenschaft ein. Namen werden großgeschrieben und Leerzeichen durch Unterstriche ersetzt; Umlaute bleiben erhalten und ß wird zu SS. Mit einem Unterstrich beginnende Eigenschaften werden nur in ITEM.PROPERTIES ausgeblendet und können weiterhin einzeln angesprochen werden. Soll die Beschriftung bei einem fehlenden Wert ebenfalls entfallen, verwende beispielsweise [% IF ITEM.PROPERTY._FRESSGITTER %]Fressgitter: [% ITEM.PROPERTY._FRESSGITTER %][% END %]. Die Änderung gilt nur für neu erstellte Belege. Weitere Beispiele findest du unter Texte formatieren.

Wann markiert die App eine Shopify-Bestellung als bezahlt?

Wenn du „Bestellungen als bezahlt markieren“ aktivierst, kann die App eine noch ausstehende Shopify-Bestellung als bezahlt markieren, sobald die zugeordnete Rechnung in Lexware Office bezahlt ist und die Beträge übereinstimmen. Dafür benötigt sie die zusätzlichen Berechtigungen WRITE_ORDERS und READ_ALL_ORDERS.

Shopify Sidekick

Was kann ich mit Shopify Sidekick erledigen?

Sidekick kann aktuelle App-Daten zu Bestellungen, Belegen, Ereignissen, Einstellungen und Übertragungen abfragen. Aktionen wie Belegerstellung oder E-Mail-Versand kann es auch für mehrere Bestellungen in der App vorbereiten; ausführen musst du sie dort selbst nach Prüfung und Bestätigung. Einstellungen kann Sidekick erklären, aber nicht verändern. Beispiele findest du im Artikel Sidekick.

Aus welchem Shop stammen die Sidekick-Daten und wie werden sie geschützt?

Jede Abfrage wird für den aktuell geöffneten Shopify-Shop authentifiziert. Eine Bestellnummer allein ermöglicht keinen Zugriff auf einen anderen Shop. SMTP-Passwörter, Zugangstoken, interne Rohdaten und vollständige Beleg-PDFs werden nicht an Sidekick ausgegeben.

Warum kennt Sidekick ein gerade eingetretenes Ereignis noch nicht?

Sidekick ruft die in der App gespeicherten Daten bei der Frage neu ab. Unmittelbar nach einem Shopify- oder Lexware-Office-Ereignis kann dessen Verarbeitung jedoch noch laufen. Bitte Sidekick in diesem Fall nach kurzer Zeit um eine erneute Prüfung. Ein gespeicherter E-Mail-Zeitpunkt bestätigt außerdem nur den Versand, nicht die Zustellung oder das Lesen.

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Nutze die HelpDesk-Suche oder sende uns über das Kontaktformular die Shopify-Bestellnummer und eine kurze Beschreibung. Bei einem konkreten Verarbeitungsproblem helfen außerdem die sichtbaren App-Ereignisse der Bestellung.