Belege prüfen
Steuern sind anspruchsvoll
Bevor die Automatisierung aktiviert wird, sollte sichergestellt werden, dass die erstellten Rechnungen und Gutschriften korrekt sind. Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie Belege anhand von Testbestellungen geprüft werden können.
Obwohl wir nach bestem Wissen dafür sorgen, dass die Standardeinstellungen dieser App den gängigen Regeln zur ordentlichen Belegerstellung entsprechen, so gibt es dennoch zahlreiche Fälle, in denen die Anforderungen vom Standard abweichen.
Testbestellung erstellen
Um die Belegerstellung zu prüfen, erstelle zuerst eine Shopify-Testbestellung.
A. Bestellentwurf anlegen
Erstelle einen neuen Bestellentwurf.
B. Füge unterschiedliche Artikel hinzu
Wenn deine Produkte unterschiedliche Steuersätze verwenden, füge mindestens ein Produkt jedes Steuersatzes hinzu, damit du die Steuerberechnung kontrollieren kannst.
C. Verwende Positions- und Bestellrabatte
Shopify bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten, um die Bestellsumme über Rabatte zu verändern. Füge deiner Testbestellung möglichst viele Rabatte hinzu, da sich diese ebenfalls auf die Steuerberechnung auswirken.
D. Konfiguriere Versandkosten
Verwende bestehende Versandkostenregeln, oder lege diese individuell fest.
E. Wähle einen Kunden
Damit die App die Bestellung nicht ignoriert, muss ihr ein Kunde zugewiesen werden. Gib außerdem eine abweichende Rechnungsadresse an, damit du besser nachvollziehen kannst, wie sich dies auf die Rechnungserstellung auswirkt.
F. Wandle den Entwurf in eine Bestellung um
Setze einen Haken bei "Zahlung später fällig" und schließe den Vorgang mit einem Klick auf den Button "Bestellung anlegen" ab.
Nachdem du die Bestellung erstellt hast, sendet Shopify eine Benachrichtigung (Webhook), die uns über die Bestellung informiert. Anschließend kannst du die Bestellung in der App ansehen.
Erstelle eine Rechnung
Wir werden die Testbestellung verwenden, um eine Rechnung zu erstellen, die du dann auf ihre Richtigkeit überprüfen kannst.
A. Öffne die Testbestellung in dieser App
Gehe zu Bestellungen und wähle die Testbestellung aus.
Nutze gegebenenfalls die Suche, indem du die Bestellnummer der Testbestellung eingibst._
B. Erstelle eine Testrechnung
Da die Automatisierung noch nicht aktiviert wurde, wird dir die Warnung „Automatisierung deaktiviert“ angezeigt. Klicke innerhalb der Warnung auf Neue Rechnung erstellen, um die Bestellung an Lexware Office zu übermitteln.
Prüfe die Rechnung auf Fehler
Nachdem du deine erste Rechnung erstellt hast, wird sie dir in der Bestellansicht angezeigt. Du kannst sie nun entweder über den Button "Vorschau" direkt betrachten, in Lexware Office öffnen ("Rechnung") oder die PDF-Datei herunterladen ("Download").
Was tun, wenn ich einen Fehler finde?
- Stelle zuerst sicher, dass die Automatisierung deaktiviert ist
- Befasse dich etwas näher mit den Einstellungen
- Lies etwas mehr über Webhooks
- Wirf auch einen Blick in die Lexware Wissenswelt
- Kontaktiere uns, wenn du nicht mehr weiter weißt
Aktiviere die Automatisierung
Nachdem du die erste Rechnungsprüfung erfolgreich abgeschlossen hast, ist es an der Zeit, die Automatisierung zu aktivieren und zu überprüfen.
Durch die Aktivierung der Einstellung werden die Webhooks (Shopify-Ereignisse) aktiviert. Du kannst mehr über diese Hintergrundprozesse erfahren, wenn du dich mit Webhooks befasst.
Erzeuge Gutschriften
Wenn du die Gutschrifterstellung testen möchtest, muss die Rechnung bereits abgeschlossen sein. Erstattungen, die vor der Rechnungserstellung vorgenommen wurden, können bereits in der Rechnung berücksichtigt sein und führen dann nicht zwingend zu einer separaten Gutschrift.
Wenn du einzelne Positionen oder eine ganze Bestellung in Shopify zurückerstattest, sendet Shopify den Webhook ORDERS_UPDATED. Nach einer erfolgreichen Rückzahlung kann die App entsprechend deiner Einstellungen eine Gutschrift erstellen.
Gutschriften werden in der Bestellansicht unterhalb der Rechnungen angezeigt
Prüfe die Gutschrift auf Fehler
Nachdem du deine erste Gutschrift erstellt hast, wird sie dir in der Bestellansicht angezeigt. Du kannst sie nun – wie die Rechnung – entweder über den Button „Vorschau“ direkt betrachten, in Lexware Office öffnen („Gutschrift“) oder die PDF-Datei herunterladen („Download“).
Was tun, wenn ich einen Fehler finde?
- Deaktiviere die Automatisierung, damit keine weiteren Belege erstellt werden
- Befasse dich etwas näher mit den Einstellungen
- Lies etwas mehr über Webhooks
- Wirf auch einen Blick in die Lexware Wissenswelt
- Kontaktiere uns, wenn du nicht mehr weiter weißt
Regelmäßige Kontrolle
Herzlichen Glückwunsch, das Schwerste ist geschafft! Wir übernehmen ab sofort einen Großteil deiner mühseligen Buchhaltung für dich. 🥳