Bestellungen

Wie erstelle ich Lexware-Rechnungen aus Shopify-Bestellungen?

Die Lexware-Office-App von Appify übernimmt deine Shopify-Bestellungen und erstellt daraus Rechnungen und Gutschriften in Lexware Office. In der Bestellübersicht siehst du, welche Belege bereits zugeordnet sind und welche noch fehlen.

1. Verbinde dein Lexware-Konto mit der App.
2. Prüfe mit einer Testbestellung, ob Kundendaten, Positionen, Steuern und Beleglayout passen.
3. Aktiviere unter Einstellungen → Allgemein die automatische Erstellung von Rechnungen für neue Bestellungen und bei Bedarf von Gutschriften für neue Erstattungen.
4. Richte unter Einstellungen → Umsätze die Übertragung der unterstützten Zahlungsmethoden ein. Die Anleitung zu Zahlungen und Verbuchung erklärt die Zuordnung in Lexware Office.

Für laufende Bestellungen und Erstattungen verwendet die App Shopify-Webhooks. Die Regeln zur Erstellung kannst du unter Einstellungen → Rechnungen und Einstellungen → Gutschriften anpassen.

Warum ist eine Rechnung trotz bezahlter Bestellung offen?

Eine Rechnung zu erstellen und sie mit einer Zahlung zu verbuchen sind zwei getrennte Schritte. Der Zahlungsstatus in Shopify allein gleicht eine Rechnung in Lexware Office noch nicht aus. Dafür muss ihr ein passender Umsatz zugeordnet werden.

Die App kann für unterstützte Zahlungsmethoden Umsätze und Zuordnungsvorschläge erstellen. Für PayPal nutzt du die direkte Anbindung in Lexware Office. Details findest du unter Belege buchen.

Welche Bestellungen werden importiert?

Nach dem Verbinden werden zunächst die Bestellungen der vergangenen 60 Tage übernommen. Der Import allein erstellt noch keine Rechnungen für diese Bestellungen. Prüfe vorhandene Belege und ergänze fehlende Rechnungen anschließend gezielt.

Die App verändert deine Shopify-Bestellungen standardmäßig nicht.

Bestellungen schreiben

Je nachdem, wie du deine Buchhaltung strukturiert hast, kann es sehr nützlich sein, wenn auch Daten von Lexware Office in deinen Shopify-Shop übertragen werden.

Du kannst deine Shopify-Bestellungen daher wie folgt erweitern:

• Shopify-Metafelder für Bestellungen erstellen
  Speichere Daten zu deinen Belegen in Metafeldern ab, um sie mit anderen Apps oder deiner individuellen Shopify-Anbindung zu teilen

• Bezahlung von Lexware Office übernehmen
  Markiere unbezahlte Bestellungen, deren zugehörige Rechnungen in Lexware Office mit einem Umsatz verbucht wurden, in deinem Shop automatisch als bezahlt

Damit die App Bestellungen schreiben kann, musst du sie dazu berechtigen.